Tối ưu hóa hệ thống tài chính của bạn

Chạy một doanh nghiệp nhỏ là xa đơn giản. Hãy đối mặt với nó - nếu nó dễ dàng, mọi người sẽ làm điều đó. Có một số cơn đau và khó khăn mà hầu hết các chủ doanh nghiệp nhỏ cảm thấy, ít nhất là theo thời gian.
 
Giờ làm việc dài và trách nhiệm là rất lớn, nhưng đó là những thử thách và khổ nạn được mong đợi khi bạn tự kinh doanh. Chúng là một phần bình thường trong kinh doanh.
 
Tuy nhiên, có những điểm đau khác không phải là một phần được chấp nhận trong cuộc sống hàng ngày của bạn tại nơi làm việc. Trong thế giới ngày nay, có rất nhiều cơn đau có thể được loại bỏ bằng công nghệ và tự động hóa.
 
Nhận báo giá cho dịch vụ kế toán và giữ sách thuê ngoài
Cụ thể, nếu bạn đang trải qua cơn đau kế toán với các hệ thống của bạn hoặc các cuộc đấu tranh nhân viên, có thể là thời gian để thực hiện thay đổi trong các quy trình kế toán và tài chính của bạn.
 
HỆ THỐNG ĐAU
Các cơn đau của hệ thống xoay quanh các báo cáo tài chính của bạn. Nếu báo cáo tài chính của bạn là không chính xác hoặc muộn, họ không làm bạn tốt. Trong thực tế, họ thậm chí có thể được chi phí cho bạn rất nhiều tiền.
 
Nguyên nhân không chính xác trong Báo cáo tài chính?
Rất hiếm khi nhân viên báo cáo báo cáo tài chính không chính xác hoặc cố tình trễ. Thông thường, điều này xảy ra khi một công ty không có nhân viên hoặc có nhiều quy trình thủ công. Lý tưởng nhất là bạn sẽ nhận được báo cáo tài chính của mình trước ngày làm việc thứ 15 của tháng.
 
Nếu bạn thường xuyên nhận được báo cáo của bạn sau thời điểm này, hoặc nếu nhân viên đang phạm sai lầm khi họ vội vàng để đáp ứng thời hạn này, bạn có một nút cổ chai ở đâu đó trong hệ thống của bạn mà cần phải được cố định.
 
Bạn nên có một danh sách kiểm tra tại chỗ, trong đó đưa ra một lịch trình của những gì cần phải được thực hiện vào đầu mỗi tháng. Điều này sẽ giúp loại bỏ sai sót và giám sát và sẽ giúp giữ cho mọi thứ di chuyển xuống đường ống.
 
Danh sách kiểm tra được lên lịch cũng sẽ tính đến ngày lễ và thời gian nghỉ của nhân viên, đảm bảo rằng báo cáo diễn ra theo kế hoạch, ngay cả khi có bất thường trong lịch.
 
Tự động hóa hệ thống tài chính của bạn sẽ giúp tăng tốc quá trình và đảm bảo báo cáo xảy ra như đồng hồ, ngay cả khi ai đó đang ở ngoài văn phòng.
 
Các quy trình tài chính đã lỗi thời chi phí như thế nào?
Bên cạnh sự thất vọng của việc phải đối phó với và các báo cáo ít hữu ích hơn là kết quả của sự thiếu chính xác, các quy trình tài chính đã lỗi thời thực sự có thể làm mất tiền đáng kể cho doanh nghiệp của bạn.
 
Tự động hóa không chỉ tăng tốc quá trình, nhưng nó thực sự làm giảm chi phí kế toán của bạn. Nó loại bỏ các quy trình thủ công và sắp xếp hợp lý các địa điểm mà bạn có thể đã nhập dữ liệu thừa. Timesheets là một ví dụ tuyệt vời về quy trình thủ công mang lại lợi ích to lớn từ tự động hóa, vì chúng thường liên quan đến việc nhập dữ liệu dư thừa, không cần thiết với công nghệ phù hợp.
 
Ví dụ: công ty của bạn có thể yêu cầu nhân viên điền vào bảng chấm công của họ, sau đó được nhập vào bảng tính. Bảng tính đó được gửi qua email đến một người kế toán, người phải nhập lại dữ liệu vào hệ thống bảng lương. Điều này có nghĩa là cùng một công việc đang được thực hiện nhiều lần, đó là một dấu hiệu đó là thời gian để tích hợp tự động hóa vào doanh nghiệp của bạn.
 
Điều này cũng đúng với các báo cáo chi phí; nhân viên đầu tiên nhập chi phí của họ vào một bảng tính và sau đó đưa họ cho người khác để nhập vào hệ thống tài khoản phải trả, liên quan đến một quá nhiều bước không cần thiết trong quá trình này.
 
Chi phí thực tế của kế toán Clean-Up là gì?
Bên cạnh đó chỉ đơn giản là bực bội, những điều không chính xác ít hữu ích hơn, và các quy trình tài chính đã lỗi thời thực sự có thể khiến doanh nghiệp của bạn tốn nhiều tiền.
 
Hãy xem xét điều này: những sai lầm thường được thực hiện bởi vì người giữ sách không phải lúc nào cũng biết những gì nằm đằng sau các giao dịch mà họ ghi lại. Do đó, các mục có thể bị sai hoặc bị thất lạc. Nếu bạn đang trả một CPA để làm sạch sau khi nhân viên kế toán của bạn, các báo cáo tài chính của bạn sẽ khiến bạn mất tiền.
 
Nó có ý nghĩa hơn nhiều để có những người thực sự phụ trách các quyết định kinh doanh, mã hóa các giao dịch. Ví dụ, những người quản lý các dự án của khách hàng biết thời gian của họ đã được dành cho mỗi dự án như thế nào, trong khi một người nào đó ở văn phòng sẽ chỉ thực hiện dự đoán tốt nhất.
 
Như vậy, theo dõi thời gian, quản lý chi phí và phê duyệt hóa đơn và mã hóa hiệu quả hơn và chính xác hơn khi những người thực sự thực hiện công việc chiếm thời gian của họ.
 
Tại sao các báo cáo tài chính của bạn không có ý nghĩa?
Báo cáo thu nhập và bảng cân đối sẽ không giúp bạn đưa ra quyết định theo hướng dữ liệu. Ngay cả khi chúng chính xác - thường không phải là trường hợp cho các doanh nghiệp sử dụng quy trình cổ xưa - chúng vẫn mang lại cho bạn những bức ảnh chụp nhanh về phía trước của doanh nghiệp của bạn. Để thực sự cạnh tranh, bạn cần số của mình để cung cấp thông tin tình báo tài chính để bạn có thể đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn và đưa tổ chức của bạn hướng tới mức độ thành công tiếp theo.
 
Bằng cách sử dụng một hệ thống tự động, bạn mở khóa toàn bộ thế giới các công cụ phân tích sẽ giúp bạn thấy được bức tranh thực sự về lợi nhuận trong công ty của bạn từ nhiều góc độ khác nhau. Tự động hóa cho phép bạn tạo một cơ sở dữ liệu trong hệ thống kế toán có thể được sử dụng để truy vấn báo cáo và lọc chúng dựa trên dữ liệu bạn cần xem xét. Điều này đơn giản là không thể với các quy trình thủ công.
 
Tự động hóa cho phép bạn phân tích lợi nhuận của khách hàng, công việc, đại diện bán hàng, chiến dịch tiếp thị, nhóm dịch vụ, bộ phận, nhóm hoặc người. Bạn có thể sắp xếp nó theo thành phố, tiểu bang, vùng hoặc toàn bộ công ty. Khi bạn có loại thông minh tài chính này trong tầm tay, bạn có thể đưa ra quyết định chi tiêu tối ưu dựa trên câu trả lời cho các câu hỏi như sau:
 
Tôi nên gửi đại diện bán hàng của mình ở đâu?
Ai là khách hàng có lợi nhất của tôi?
Những khu vực nào hoạt động tốt hơn các khu vực khác?
Bảng cân đối và báo cáo thu nhập chỉ đơn giản là không thể cung cấp cho bạn loại thông tin này. Đây là nơi tự động hóa đến và cho phép bạn nắm bắt nhiều thông tin hơn một cách rẻ hơn và nhanh hơn.
 
Nếu bạn không thể chia nhỏ dữ liệu của mình theo hàng trăm cách khác nhau, đã đến lúc tự động hóa và tích hợp.
 
Tại sao dòng tiền của bạn không có ý nghĩa?
Vấn đề về lưu chuyển tiền tệ có thể cản trở - hoặc kích hoạt - một doanh nghiệp. Nếu bạn có quá trình thanh toán hoặc thu tiền kém, bạn có thể thấy mình trong chu kỳ doanh thu tiêu cực khó thoát khỏi. Giả sử quá trình thu thập của bạn phụ thuộc quá nhiều vào một người, bạn sẽ làm gì khi họ đi nghỉ? Bạn sẽ làm gì nếu họ đột nhiên bực mình và bỏ cuộc?
 
Tuy nhiên, khi bạn tự động hóa càng nhiều càng tốt và thực hiện phần mềm quản lý tài khoản phải thu, như Tài trợ Gates ™ làm cổng thu thập, bạn sẽ giảm phụ thuộc vào một người. Khi mọi thứ sống trực tuyến, bạn có thể nhờ ai đó nhảy vào và giúp đỡ nếu hóa đơn và nhân viên thu phí thông thường của bạn ở ngoài văn phòng.
 
Tự động hóa cũng giúp cải thiện việc quản lý chi phí, giảm khả năng ai đó sẽ gửi chi phí sau khi bạn đã thanh toán xong một khách hàng. Kịch bản này là phổ biến với các quy trình thủ công, thường buộc các công ty phải ăn các chi phí được gửi sau khi dự án bị đóng cửa bởi vì họ không thể gửi hóa đơn khác cho khách hàng. Chi phí nộp hồ sơ không đúng có thể tạo ra các vấn đề về dòng tiền.
 
NHÂN SỰ ĐAU KHỔ
Nhân sự có xu hướng đi kèm với một loạt các điểm đau của riêng mình cho các chủ doanh nghiệp nhỏ. Không bền vững, doanh thu và gian lận tất cả có thể là vấn đề tốn kém về quyền riêng của họ.
 
Không đủ sức
Như chúng tôi đã nói trước đó, tốt nhất là nên có những người thực sự đang thực hiện công việc để mã hóa chi phí, thay vì những người ở văn phòng. Nếu một nhân viên kế toán không hiểu nơi nào để viết mã gì đó, họ có thể làm theo cách giống như họ đã làm lần trước.
 
Phân cấp việc ra quyết định thông qua các ứng dụng dựa trên web và tự động hóa quy trình làm việc cho phép nhiều người hơn có cùng thông tin, giúp loại bỏ các lỗi và thu hẹp khoảng cách kiến ​​thức.
 
Doanh số
Mọi người đều biết doanh thu đắt tiền từ góc độ tuyển dụng và đào tạo , nhưng nó cũng có thể tốn kém từ góc độ quy trình tài chính, đặc biệt nếu bạn quá phụ thuộc vào một con người. Tự động hóa cho phép bạn thấm nhuần thực hành tốt nhất về kế toán không nhập cảnh, về cơ bản có nghĩa là nếu ai đó thoát, toàn bộ quá trình thanh toán, thu tiền và thanh toán sẽ không dừng lại!
 
Gian lận
Gian lận là lý do lớn nhất duy nhất bạn nên tránh xa các quy trình thủ công để ủng hộ nền tảng kế toán và tài chính tự động. Nếu bạn có một người thanh toán hóa đơn và điều chỉnh các tài khoản ngân hàng, bạn có nhiều rủi ro gian lận hơn.
 
Điều này cũng đúng nếu bạn có cùng một người thực hiện thanh toán và các bộ sưu tập cũng mở thư hoặc gửi tiền qua ngân hàng và có khả năng xóa hóa đơn trong QuickBooks.
 
Tự động đi kèm với đường dẫn kiểm tra được tích hợp sẵn, điều này không thể thực hiện với bảng tính và các mục nhập giấy. Nó cung cấp sự minh bạch nhất định trong quản lý chi phí nhằm bảo vệ các công ty chống gian lận.
 
Đó là bởi vì nhân viên phải đính kèm hình ảnh quét chi phí của họ, sau đó được gửi đến người quản lý ngân sách và định tuyến để phê duyệt, do đó, ít có khả năng ai đó có thể trượt hóa đơn điện thoại cá nhân của họ ở đó. Có nhiều con mắt hơn trong quá trình phê duyệt sẽ bảo vệ doanh nghiệp của bạn chống lại một mất mát lớn tiềm ẩn.
 
Biên chế là một nơi nhân viên có thể tách bạn ra nếu bạn không cẩn thận. Với quy trình làm việc tự động có sẵn trong một nền tảng theo dõi thời gian trực tuyến như TSheets ™, một nhân viên kế toán không thể giả mạo một nhân viên giả hoặc thêm giờ vào lương của họ.
 
Sử dụng PEO hoặc dịch vụ biên chế của bên thứ ba cũng giúp bảo vệ bạn khỏi biên chế của bất kỳ người nào khác hoặc tiền lương gộp được điều chỉnh mà không có sự chấp thuận của một thành viên trong nhóm quản lý.
 
Bạn đã sẵn sàng để tự động hóa và tích hợp hệ thống tài chính của bạn vào các tiêu chuẩn của thế kỷ này chưa? Chúng tôi ở đây để giúp đỡ bởi vì giúp các công ty xây dựng hệ thống kế toán tốt hơn là những gì chúng tôi làm!
 
Hãy liên hệ với nhóm của chúng tôi tại GrowthForce để nhận báo giá miễn phí ngay hôm nay !

Bình luận

Các bài viết mới

Các tin cũ hơn