Hai cách để phân bổ chi phí lao động

Có 2 phương pháp phân bổ chi phí lao động: chi phí tiêu chuẩn và chi phí thực tế. Mỗi loại đều có những lợi ích và hạn chế riêng; chọn tùy chọn nào tốt hơn, là quyết định duy nhất cho doanh nghiệp của bạn. Cuối cùng, tất cả bắt đầu với một hoặc khác.
 
Bằng cách hiểu giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn, bạn sẽ có thể triển khai chi phí công việc chính xác ; điều này dẫn đến giảm chi phí, ngân sách tốt hơn, tăng lợi nhuận và thiết lập giá chính xác cho các công việc trong tương lai. Đó là những lợi ích lớn .
 
Tải sách điện tử 
28 cách để cải thiện dòng tiền của doanh nghiệp bạn
Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng phương pháp và cách chúng có thể áp dụng cho doanh nghiệp của bạn - nhưng trước tiên, chúng tôi sẽ cung cấp một số thông tin bổ sung về các thuật ngữ bạn cần biết cho phần còn lại của bài viết.
 
ĐIỀU KHOẢN QUAN TRỌNG ...
Giá vốn hàng bán (Chi phí bán hàng) là các chi phí do sản xuất hàng hóa do công ty bán - bao gồm chi phí nhân công và vật liệu
Chi phí công việc là đặt chi phí để phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn vào phần COGS trên báo cáo thu nhập. Nó di chuyển các chi phí trên đường và vào tài khoản COGS (cho các doanh nghiệp dịch vụ và phi lợi nhuận thường bao gồm 70-80% lao động trực tiếp, ngoài các tài liệu trực tiếp, nhà cung cấp và bên thứ ba) 
Chi phí lao động trực tiếp là biên chế (tiền lương gộp), thuế lương và trợ cấp (bảo hiểm y tế, 401k, bồi thường hoãn lại, Aflac, bãi đậu xe, đồng phục, phúc lợi rìa, PTO và đào tạo)
Chi phí lao động gián tiếp bao gồm chi phí đi lại, chi phí tham gia của nhân viên (chẳng hạn như giải thưởng, tiền thưởng và xây dựng nhóm)
Nhiều chủ doanh nghiệp rơi vào cái bẫy không tính toán TẤT CẢ chi phí liên quan đến công việc dự án. Đừng đánh giá thấp chi phí lao động, vì điều này có thể ảnh hưởng đến chi phí và lợi nhuận của bạn!
 
Bây giờ chúng ta hãy đi vào hai phương pháp chiếm đoạt các chi phí này và cách chúng ảnh hưởng đến mô hình kinh doanh của bạn.
 
CHI PHÍ TIÊU CHUẨN
Chi phí tiêu chuẩn có nghĩa là bạn chỉ định chi phí ước tính được xác định trước cho lao động, tài liệu và chi phí của bạn. Đối với người dùng QuickBooks, rất dễ dàng để thực hiện công việc khi bạn thanh toán hóa đơn của mình vì chức năng thanh toán của tài khoản có chi phí công việc được tích hợp cho tài liệu. Đó là thời gian và chi phí mà có thể làm cho mọi thứ trở nên phức tạp.
 
Bạn có thể hoàn thành mô hình chi phí này bằng cách đưa ra giá trị đô la trung bình của chi phí cho một giờ làm việc chuẩn. Điều này có thể đạt được bởi một trong hai người hoặc vị trí.
 
Mặc dù tùy chọn này được đơn giản hóa, nó không được ưa thích (mặc dù, nó là tốt hơn so với không làm bất kỳ loại phân bổ chi phí lao động nào cả). Lợi thế với chi phí tiêu chuẩn là nó rẻ tiền để thiết lập và dễ thực hiện. Bạn thiết lập nó một lần và không có bảo trì hoặc tiền cần thiết để duy trì nó.
 
Tuy nhiên nó đi kèm với một mức giá, giá không chính xác - đặc biệt theo thời gian. Vì không có công việc nào để tự làm sau khi bảng lương được chạy và cập nhật tỷ lệ chi phí chuẩn (với mức bù thay đổi như tăng, thưởng và thay đổi công việc) theo thời gian, chi phí tiêu chuẩn trở nên vô nghĩa.
 
Đột nhiên, các dòng trở nên mờ nhạt và rất khó để biết khách hàng hoặc dự án nào của bạn sinh lợi nhiều nhất. Bạn sẽ được tính tỷ lệ chi phí, điều này ảnh hưởng đến khả năng sinh lời của bạn .
 
Thực tế của một tỷ lệ chi phí tiêu chuẩn là bạn cần phải xem xét nó trên cơ sở hàng quý, hoặc tốt hơn, một cơ sở hàng tháng (tùy thuộc vào mức độ thường xuyên thay đổi với biên chế) để hòa giải nó với chi phí thực tế của bạn. Bạn phải hòa giải; quá nhiều doanh nghiệp không làm điều này khi sử dụng tiêu chuẩn chi phí - những gì họ gọi là "thực sự lên chi phí" - và không điều chỉnh chi phí để làm cho họ đúng một lần nữa.
 
Chắc chắn, chi phí có thể đã quay trở lại vào tháng 12 khi bạn xem chúng lần cuối, nhưng nếu bạn đã phát tiền thưởng hàng quý hoặc bất kỳ khoản tăng nào trong Quý 1, thì vào cuối quý, bạn cần phải “thực hiện lại”. Điều đó có nghĩa là bạn cần phải hòa giải nó với sổ cái chung hoặc hệ thống kế toán.
 
CHI PHÍ THỰC TẾ
Tùy chọn khác của bạn là tự động hóa quá trình, đó là một phương pháp ưa thích và đơn giản để làm trong QuickBooks ; toàn bộ quá trình hòa giải, đó là. Bạn không cần phải hòa giải với phương pháp chi phí công việc thực tế - chúng ta sẽ đi vào trong ngắn hạn - bởi vì chi phí tiêu chuẩn liên quan đến việc điều chỉnh chi phí thực tế của bạn, mức lương thực tế, lợi ích và thuế của bạn.
 
Khi bạn sử dụng phương pháp Thực tế, không cần phải điều chỉnh. Bằng cách sử dụng phương pháp này, bạn tiết kiệm thời gian bởi vì bạn đã "trued up." Mỗi khi bạn thay đổi tiền lương của ai đó hoặc thay đổi bảo hiểm y tế của họ, ví dụ, đó là những chi phí thực tế mà bạn tính phí cho khách hàng trong công việc.
 
Phương pháp thứ hai này, phương pháp thực tế, được thực hiện thông qua sự kết hợp các bảng chấm công bên trong QuickBooks và Intuit payroll hoặc Insperity workforce optimization. Các dịch vụ này là 2 dịch vụ duy nhất cung cấp chi phí công việc hoàn toàn tự động, theo thời gian và hoạt động dựa trên môi trường hệ thống QuickBooks .
 
(Như bạn có thể nhận ra từ điều này, bạn không cần phải hòa giải vì bất kỳ thay đổi nào trong bảng lương hoặc lợi ích là những gì thực sự bị tính phí trong chi phí dựa trên hoạt động dựa trên thời gian đó).
 
Với phương pháp này, sai lầm bạn không muốn thực hiện là chỉ tập trung vào tiền lương, tiền lương + thuế, hoặc, nhiều nhất là tiền lương + thuế + chi phí lao động.
 
Bạn đang thiếu lương + thuế + bảo hiểm y tế làm tổng chi phí lao động của bạn.
 
Kết quả là, bạn đang làm giảm đáng kể tổng chi phí lao động. Như chúng tôi đã đề cập với chi phí tiêu chuẩn, chủ doanh nghiệp không thực sự thấy lợi nhuận của họ một cách chính xác vì lợi nhuận là trò chơi đoán, trong khi, với chi phí thực tế, bạn có thể thấy chính xác chi phí là gì. Bạn cũng có thể thêm phân bổ chi phí trên đầu trang, trên cơ sở mỗi giờ (chi phí lao động gián tiếp).
 
Từ đây, bạn lấy tiền lương trực tiếp, thuế, bảo hiểm y tế, 401 (k) và bất cứ điều gì khác bạn muốn, và phân bổ nó bằng cách sử dụng chi phí tối ưu hóa công việc thích hợp.
 
Bạn cần hai thứ để làm điều này. Số một là TSheets và số hai là Intuit hoặc Insperity's Workforce Optimization.
 
SỬ DỤNG INTUIT
Intuit-PayrollIntuit trả tiền lương và thuế. Nếu bạn chạy 401 (k) của bạn thông qua một tiền lương, họ sẽ ghi lại nó. Nhưng họ không xử lý bảo hiểm y tế.
 
Đối với bảo hiểm y tế, bạn phải làm việc với một công ty riêng biệt. Bạn đến Allstate hoặc State Farm - bất cứ ai - và bạn trả một hóa đơn riêng cho bảo hiểm y tế. Khi Intuit lương thực hiện công việc thực tế chi phí, nó chỉ phân bổ những gì Intuit trả tiền mà không bao gồm bảo hiểm y tế.
 
SỬ DỤNG INSPERITY
Sự thịnh vượngKhông giống như Intuit, Insperity Workforce Optimization trả mọi thứ. Nó trả tiền lương, thuế, bảo hiểm y tế và 401 (k). Nếu bạn cung cấp cho ai đó tiền thưởng, nó sẽ trả tiền thưởng. Nếu bạn trả tiền cho đồng phục, họ sẽ được cộng vào chi phí công việc. Sự khan hiếm phân bổ toàn bộ chi phí lao động trực tiếp. Tất cả mọi thứ được phân bổ với Insperity cho 100% phân bổ chi phí lao động thực sự.
 
Dù là giải pháp, tuy nhiên, là tuyệt vời và tốt hơn so với sử dụng một phương pháp gián tiếp.
 
Các phương pháp hay nhất về QuickBooks để tối ưu hóa chi phí công việc
 
Đối với chi phí công việc chính xác và toàn diện, timesheets cần phải được tích hợp với QuickBooks. Chúng tôi khuyên dùng Tsheets vì đây là ứng dụng theo dõi thời gian số 1 tích hợp với Quickbooks và chúng tôi thích sử dụng nó.
 
Nhập bảng chấm công theo cách thủ công vào QuickBooks chỉ tốn kém và tốn thời gian. Mục nhập thủ công thường bao gồm việc trả tiền cho ai đó - thường là trong phạm vi 45 đô la / giờ với chi phí lao động được nạp đầy đủ - thực sự quan trọng trong dữ liệu.
 
Bạn đang lãng phí tiền mặt khi họ đuổi theo những người tự nhập dữ liệu vào bảng tính (hoặc một số biểu mẫu khác như email) và nhập lại chúng vào QuickBooks. Đó là, thật không may, những gì hầu hết các doanh nghiệp làm.
 
Đây không phải là cách thực hành tốt nhất vì có nguy cơ cao về lỗi, chưa kể đến nó là lao động chuyên sâu. Sẽ luôn có sự lờ mờ "ai đó phải làm điều này khi họ có thời gian," và đó là một nỗi đau cho doanh nghiệp. Không ai muốn làm điều đó.
 
Với Tsheets, bạn có thể tạo một nút Start hoặc Stop đơn giản có thể truy cập thông qua iPhone của nhân viên, hoặc sử dụng hệ thống GPS của họ để tự động điền vào bảng chấm công hoặc gọi nó. Một khi timesheet được chuyển sang QuickBooks, nó sử dụng tính năng tích hợp sẵn cho phép bạn sử dụng bảng chấm công để tạo bảng lương.
 
Khi bạn chạy bảng lương, biên chế được tự động đăng trong QuickBooks, kéo thông tin được phân bổ từ những gì trên bảng chấm công. Bằng cách có thời gian ở đơn vị kinh tế, cấp độ khách hàng hoặc công việc, bạn có thể tạo ra lợi nhuận thực sự bằng cách gắn thẻ mỗi công việc.
 
Bạn có thể:
 
Thêm trường tùy chỉnh vào biểu mẫu công việc
Theo dõi đại diện bán hàng. đã bán một công việc
Xem lợi nhuận theo ngành, nhóm, đại diện bán hàng và chiến dịch tiếp thị
Khi bạn có thể thực hiện điều này, bạn sẽ có thể theo dõi khả năng sinh lời ở hạt nhân nhỏ nhất - đơn vị đo lường nhỏ nhất. Đó là một phần của sự kỳ diệu của việc làm. Bạn muốn chi phí công việc tại đơn vị đo lường có liên quan nhỏ nhất của bạn, do đó bạn có thể đo lường hiệu suất dựa trên số liệu đó.
 
Điều này sẽ giúp bạn trả lời một số câu hỏi chiến lược quan trọng: Bạn có định giá công việc của mình đúng không? Bạn nên thuê ai? Bạn nên bắn ai? Bạn nên tiêu tiền ở đâu?
 
Với báo cáo chi phí và quản lý công việc phù hợp tại chỗ, bạn có thể tạo báo cáo cho bạn thấy khả năng sinh lời theo bất kỳ cách nào bạn muốn để bạn có thể đưa ra quyết định tốt hơn. Làm như vậy sẽ giúp bạn chạy tốt hơn, phát triển nhanh hơn và kiếm nhiều tiền hơn.

Bình luận

Các bài viết mới

Các tin cũ hơn